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Novos recursos e necessidades surgem diariamente no segmento de tecnologia. Com um crescimento de mercado cada vez mais acelerado, as empresas deparam-se com o desafio de acompanhar novidades digitais que possam trazer benefícios aos resultados de seus negócios. A tecnologia integrada aos processos da rotina corporativa traz economia, auxilia no gerenciamento de pessoas, informações e recursos, garantindo maior eficácia nas atividades das áreas.  

Nesta situação, o setor de Tecnologia da Informação torna-se o principal facilitador de todas as implementações necessárias. As funções desempenhadas por este departamento viabiliza a execução tática, operacional e de planejamento de qualquer gestor ou colaborador. Para isso, diversas ferramentas TI estão ao alcance de pequenas, médias e grandes empresas, para ajudar no desenvolvimento do negócio e oferecer soluções de valor.  

O que são e para que servem as ferramentas de TI? 

As ferramentas de TI podem ser metodologias ou softwares que otimizam ou potencializam um processo. Sua finalidade dependerá do objetivo pelo qual ela é aplicada, mas na maioria das vezes, estes meios ajudam líderes e gestores na governança de seus projetos, equipes ou tarefas desempenhadas.  

O uso de ferramentas de TI é um escolha estratégica, pois, além de atender e remediar qualquer necessidade que possa surgir, elas podem ser itens agregadores de valor para os procedimentos internos, já que também conseguem agir como garantia de segurança e acelerar o aumento da produtividade de forma geral. O empresário, CEO ou gerente que não está preocupado com o impacto que as ferramentas podem ter na infraestrutura de TI, corre o risco de retardar o desenvolvimento do negócio ou até mesmo de colocá-lo em estado de vulnerabilidade. 

Principais ferramentas de TI para o seu negócio 

Dificilmente nos deparamos com empresas que não tenham sistemas interligados por meio da tecnologia.  No contexto de atividades remotas em que vivemos, ferramentas bem aplicadas darão o espaço necessário para que a equipe de TI foque seus esforços em gerar resultados e esteja disponível para dar o suporte necessário quando acionada. Mas e você, sabe quais ferramentas de TI o seu empreendimento utiliza? Quantas são necessárias e quais delas ainda precisam ser incorporadas ao seu negócio? A seguir, acompanhe as sugestões de ferramentas de TI essenciais para sua empresa e veja como elas podem servir de apoio na otimização dos processos e tarefas dos departamentos da sua organização.

1. Plataformas de gerenciamento 

Uma gestão estratégica, seja em TI ou qualquer outro setor, precisa da ajuda de ferramentas de controle. Em uma empresa, equipe ou projeto, existem muitas vertentes que precisam ser devidamente acompanhadas, como a priorização de tarefas, delegação de pessoas responsáveis por sua execução, status de andamento das entregas, prazos determinados e muito mais.  

Diante disso, ferramentas que auxiliem na organização de atividades e pessoas podem facilmente unir todos os pontos de relevância em um só lugar. Existe uma infinidade de recursos pagos e gratuitos que podem dar apoio ao seu negócio quando o assunto é gestão e organização, mas vale entender quais delas de fato poderão atender as  especificidades do seu projeto para garantir a melhor performance das entregas.  

Runrun.it, por exemplo, é um software feito especialmente para gerir fluxos de trabalho. Com ele, além de acompanhar a produtividade das pessoas envolvidas, você reúne informações de status das atividades, faseamento do projeto, mensuração de tempo e diversos outros pontos que ajudarão na tomada de decisões. Dependendo da complexidade dos procedimentos, você ainda pode optar por ferramentas como o Trello, uma das mais antigas e utilizadas no mercado. Ela também tem a função de administrar, organizar e priorizar atividades individuais e de equipes inteiras.  

Asana é outra opção de plataforma online que utiliza listas, quadros e fóruns de discussão para organizar tarefas. O Jira, ferramenta de metodologia ágil de gestão de projetos, é um software que atende muito bem equipes de desenvolvimento. Foi um recurso criado com o intuito inicial de monitorar erros, mas hoje, atende qualquer caso de gerenciamento e desenvolvimento.

2. Soluções de armazenamento e backup 

As ferramentas de armazenamento e buckup são soluções indispensáveis para pessoas e, principalmente, para as organizações. Na era digital, a produção de informação tem sido gigantesca e tende a aumentar exponencialmente. Mas, o fator principal sobre a política do uso desse tipo de ferramenta de TI é a confiabilidade e segurança de dados que são garantidas a partir delas.  

Seu uso facilita na recuperação de registros, cópias ou documentos alterados indevidamente, além de proporcionar mais segurança no acesso, que se tornou mais flexível devido à pandemia de COVID-19. O Dropbox e o Drive são exemplos de ferramentas em que podem ser reunidos diversos arquivos. O cenário de isolamento social transformou os modos de trabalho e empresas que já estavam adaptas ao uso de backups e armazenamento tiveram maior agilidade para dar continuidade nos trabalhos e mitigar o risco que a situação poderia trazer para as estratégias de negócio.  

3. Ferramentas de comunicação 

A comunicação é um fator potencializador de agilidade dos processos, independente do uso de qualquer ferramente de TI. Neste contexto, a Tecnologia da Informação traz soluções que podem facilitar o acesso direto às informações de rotina, da empresa e de gerenciamento, melhorando a integração entre colaboradores, gestores e decisões diretas da organização.  

Utilize ferramentas que facilitem a comunicação entre todos, ainda mais necessário no atual modelo home office, como intranete-mails corporativos ou newsletters para realizar comunicados rotineiros. Recorra também a sistemas de chats e chamados, como o Helpdesk, por exemplo, que auxilia a gestão de TI no suporte mais eficiente, administrando e controlando chamados integrados aos departamentos. No entanto, não pense apenas em soluções internas, mas em ferramentas de TI que gerem um fluxo de comunicação entre os serviços prestados pela sua empresa e seus clientes, como canais de atendimento direto.  

4. Recursos de organização da documentação 

A coordenação é um procedimento fundamental para o trabalho de qualquer departamento. Ela precisa ser aplicada tanto no gerenciamento dos processos quanto na organização de registros e documentações. O uso das famosas papeladas ficaram para trás. Hoje, existem ferramentas de TI facilitadoras do processo de armazenamento de todas as informações geradas pelos setores — tudo isso de forma digital.  

Office 365, por exemplo, é um dos sistemas mais conhecidos. Os softwares da Microsoft reúnem os programas Word, PowerPoint, Excel e outros que facilitam o dia a dia das pessoas. O próprio Google oferece o G-Suite, um pacote de ferramentas corporativas que inclui os mesmos recursos de um Office, mas tudo online. Ainda, você pode contar com tecnologias de assinatura de eletrônica de documentos online, como o DocuSign, e outras opções de TI que facilitam o processo relacionado a resolução de burocracias.  

5. Esteja preparado para o suporte remoto 

O trabalho remoto é uma realidade da transformação digital e se tornou uma necessidade diante do coronavírus. Grande parte das soluções citadas aqui atendem à gerenciamentos que precisam ser feitos à distância. Além disso, o setor de TI pode propor outros facilitadores de comunicação e entregas, como as ferramentas de video-conferência, banco de dados, gerenciamento de redes e muito outros. 

Outro recurso que facilita o atendimento remoto é o Team Viewer, um sistema em que um técnico de TI pode acessar uma máquina de qualquer lugar com o número de identificação e a senha registrados no software. Ainda, a própria FindUP oferece um conjunto de soluções e ferramentas de TI que dão suporte à distância para qualquer empresa. Com o uso de uma plataforma de field service, é possível que um técnico seja solicitado a qualquer momento para a resolução de qualquer problema relacionado à tecnologia da companhia.  

Ter uma gestão de TI eficaz também depende das ferramentas que escolhemos para utilizar no dia a dia. Essas e outras soluções podem auxiliar sua empresa a melhorar o grau de produtividade, automação e flexibilidade das rotinas. Ao escolher as ferramentas de TI para o seu negócio, considere aquelas que melhor atenderão as demandas da organização.