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MEI: como emitir nota fiscal eletrônica?

como emitir nfe

9 de junho de 2022

Trabalhar por conta própria engloba uma série de desafios. No entanto, ao optar por ser Microempreendedor Individual (MEI), você contará com praticidade em diversos processos para alavancar o crescimento do seu negócio.

Dentre as vantagens do modelo empresarial, o direito à emissão de nota fiscal é um dos mais essenciais para trabalhadores autônomos. Hoje em dia, com o auxílio dos novos recursos que a tecnológica proporciona, a modalidade eletrônica surgiu trazendo ainda mais facilidade para o microempreendedor realizar o processo de emissão de nota para os serviços prestados ou produtos vendidos em apenas alguns cliques.

Apesar de simples, essa questão ainda traz muitas dúvidas para quem deseja gerenciar a própria empresa. Por esse motivo, reunimos as principais informações para você entender a importância desse procedimento para o seu negócio e a como emitir nota fiscal sendo MEI. Confira!

O que é a nota fiscal eletrônica MEI?

A nota fiscal tem o objetivo de registrar os processos de compra e venda de produtos ou serviços e pode ser utilizada para o recolhimento de impostos resultantes dessas transações comerciais.

Apesar da obrigatoriedade desse documento para comprovação de faturamento e pagamento de impostos como rotina de grande parte das organizações, quando se trata da categoria MEI existem algumas regras: a empresa formalizada pela modalidade micro individual tem a possibilidade de emitir a nota fiscal apenas ao realizar negociações com outras Pessoas Jurídicas, ou, se o consumidor do serviço ou produto solicitar.  

Entenda quais são os tipos de notas fiscais

A nota fiscal tradicionalmente conhecida é emitida em papel e com preenchimento feito de forma manual — e geralmente elas são armazenadas em arquivos ou pastas. Já a nota fiscal eletrônica surgiu com os avanços tecnológicos, que possibilita que a emissão e o armazenamento sejam realizados por aparelhos eletrônicos e programas específicos para o procedimento.

O modelo eletrônico é identificado pelo símbolo da letra “-e” após a definição do tipo da nota que você deseja emitir. Existem alguns modelos existentes, sendo:

  • Nota fiscal — NF-e / NFE: Utilizada para registro de venda e compra de produtos.
  • Nota fiscal de serviço — NFS-e / NFSE: Esse tipo serve para registrar aqueles que trabalham com prestação de serviços.
  • Nota fiscal do consumidor — NFC-e / NFCE: Emitido na venda realizada diretamente ao cliente.

Por que é importante emitir nota fiscal?

Ao trabalhar de maneira autônoma é fundamental que o MEI tenha o hábito de gerar nota fiscal para assegurar tanto o negócio quanto o cliente, esse último em casos de troca ou devolução de produtos, por exemplo. Além disso, a NF serve para manter maior controle da lucratividade do comércio.

O procedimento de emissão garante maior credibilidade à marca e o mais importante de todos: ajuda a empresa a se manter em dia com as declarações para a Receita Federal, evitando multas ou até mesmo no fechamento do comércio caso apresentem alguma irregularidade.

Vale ressaltar que ao optar pela modalidade eletrônica, benefícios como a economia de custos com a emissão e armazenamento das notas, agilidade no preenchimento e automatização de processos são apenas algumas das vantagens que o MEI pode obter.

Passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica sendo MEI

Agora que você sabe o que é e qual a importância da nota fiscal eletrônica, chegou o momento de aprender como emiti-la.

Existem algumas etapas que devem ser respeitadas para que esse processo se torne prático para a sua empresa, separamos um passo a passo para ajudar ainda mais na emissão.

1. Identifique que tipo de nota fiscal se enquadra a empresa

Primeiramente, é necessário entender qual a categoria que a sua empresa se enquadra nesse procedimento de emissão de nota fiscal, se é para produto, serviço ou consumidor. Com base nas atividades que o MEI exerce no seu dia a dia, é fácil de se identificar qual ou quais atividades serão necessárias recorrer.

2. Adquira um certificado digital para a empresa

O certificado digital é um arquivo que garante a segurança em todas as operações feitas online, garantindo a veracidade da nota fiscal emitida pela internet. 

É necessário adquirir o documento com uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). No próprio site da ICP-Brasil você tem acesso a uma lista completa e atualizada das empresas que estão autorizadas a comercializar a certificação digital. É possível encontrar o documento na seção específica para empresas com o termo identificado como “NF-e”, outra forma para se optar é por meio do e-CNPJ.

O MEI também poderá escolher entre os tipos A3 (comercializado na forma de aparelhos móveis, como o cartão ou token, por exemplo, que é utilizado em apenas um computador por vez) ou A1 (um arquivo digital que pode ser instalado em mais de uma máquina e acessado por qualquer dispositivo). Esses são os modelos mais comuns entre os empreendedores, porém, é aconselhável verificar com o fornecedor e com o programa emissor de notas fiscais qual versão é aceita.

3. Realize o cadastro fiscal junto ao órgão responsável

Existe um órgão governamental responsável por cada operação de nota fiscal. Com a obtenção do certificado digital feito, você deve procurar aquele que se enquadra com a categoria identificada no passo um para conseguir uma autorização para a emissão do documento eletrônico.

Para empresas de comércio, que desejam emitir Nota Fiscal de Produto (NF-e) e/ou Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e) é necessário entrar em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda da região onde a empresa está cadastrada. Já para a modalidade do Microempreendedor que deseja emitir a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) prestados, será necessário fazer o cadastramento junto à prefeitura para emitir a NFS-e.

Após seguir às três etapas e com autorização de cada órgão governamental, é só aproveitar e usufruir dessa facilidade nas tarefas diárias da empresa.

Ser dono de um empreendimento exige o cumprimento de algumas responsabilidades, e a não realização da emissão de nota fiscal eletrônica pode trazer diversas consequências, como multas e até mesmo processos judiciais por sonegação fiscal. Vale lembrar que existem programas que podem te auxiliar nesse processo, como softwares públicos e totalmente gratuitos ou programas de emissor de notas particular.

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