As reuniões são formatos de encontros importantes para os colaboradores se reunirem com o objetivo de discutirem um assunto em comum. Mas, o que pode ser uma peça-chave para muitas equipes de trabalho, também pode acabar se tornando ineficiente para aqueles que não a utilizam ou conduzem uma reunião produtiva de maneira incorreta.
Quando uma reunião é centrada e bem organizada pelos líderes e suas equipes, é possível atingir benefícios que potencializam o desenvolvimento do negócio.
As reuniões são muito importantes para manter o alinhamento e comunicação sem ruídos entre áreas e pessoas. No entanto, para que este tipo de encontro seja de fato produtivo, você não pode deixar de considerar algumas boas práticas e ações prévias.
Saiba como organizar uma reunião produtiva
Uma reunião otimizada beneficia a economia de tempo. Para isso, procedimentos muito simples podem ser lembrados nesse momento, como garantir que os materiais e equipamentos corretos estejam disponíveis ou dispor quais tópicos precisam ser abordados e quando deseja discuti-los.
Uma reunião realmente produtiva ainda pode promover a colaboração dos setores na coleta de feedbacks gerais da empresa ou até mesmo sobre a percepção e melhoria da condução das próprias reuniões. E como tornar esses encontros mais eficientes? Para te ajudar nessa tarefa, separamos 5 dicas que farão suas reuniões ter máxima produtividade. Confira!
Qual é o propósito da reunião? Informe o objetivo dela
A primeira dica para organizar uma reunião produtiva é definir o propósito dela. Ao determinar o objetivo e entender se o encontro é realmente necessário ou se você pode resolver o que precisa de outras formas, através de outros canais simultâneos, como e-mail, memorando, chat corporativo, entre outros recursos.
Se a reunião for necessária, determine quais informações precisam ser pautas e quais perguntas precisam ser respondidas. Desse modo, você sairá com as respostas e soluções necessárias para dar os próximos passos. Além de tudo, é importante que todos saibam por que foram chamados para participar do encontro.
Lembrando que você pode planejar uma reunião produtiva para muitas finalidades diferentes, seja para repassar atualizações, tomar uma decisão importante com as equipes, resolver uma lacuna ou compartilhar ideias. Assim, ao estabelecer esse objetivo, você pode começar a planejá-la.
Quem não pode faltar? Liste quais pessoas deverão comparecer
A escolha das pessoas convidadas para a reunião pode depender da sua finalidade. Com o objetivo já definido, fica mais fácil considerar quem pode ajudá-lo na condução das informações ou a obter as respostas que precisa. Por vezes, pode ser importante que algumas pessoas também estejam presentes por questões de contexto e alinhamento.
Se for uma reunião para tomada de decisão, desenvolva uma lista seletiva de participantes, considerando quem pode fornecer direcionais e informações valiosas para as discussões. E, conforme falamos, caso o seu objetivo seja compartilhar ideias, você pode convidar um grande grupo de pessoas em vez de realizar uma reunião fechada, por exemplo.
Lembre-se de usar o propósito de sua reunião como uma diretriz para quem deve estar presente. Certifique-se de não convidar ninguém que não seja completamente necessário para a reunião. As agendas são agitadas e cada minuto do nosso dia de trabalho é valioso.
O ponto-chave de uma reunião produtiva: desenvolvimento da pauta!
A improvisação não é a melhor maneira de tirar o máximo proveito de uma reunião produtiva para a qual foi estabelecido um limite de tempo. Portanto, é melhor que pelo menos uma pessoa seja responsável pela preparação da pauta, ou seja, definir a lista de itens a serem discutidos na reunião com antecedência.
É possível fazer isso de acordo com a iniciativa, mas muitas vezes é útil lembrar aos membros da equipe que, se houver algum problema que desejem abordar, eles podem comunicar ao responsável para que ele possa incluí-lo no roteiro.
Além disso, é aconselhado que uma reunião siga uma estrutura ordenada para aumentar sua eficiência. A forma básica considera pontos como:
- saudações introdutórias;
- apresentação e desenvolvimento das discussões já estabelecidas pela pauta;
- e conclusões.
Você pode variar essa estrutura de acordo com as necessidades de sua equipe, mas procure segui-la para que suas reuniões não fiquem com uma aparência confusa.
Envie informações e detalhes para acompanhamento
Embora não seja uma prática geral entre as empresas, em algumas equipes a pauta planejada é enviada aos participantes antes mesmo da reunião, justamente para antecipar os itens a serem discutidos.
Você pode distribuir esses materiais alguns dias ou uma semana antes da reunião. Isso ajuda os participantes a se prepararem para conversas produtivas. O envio de materiais antes dos encontros permite que você esclareça mal-entendidos e antecipe perguntas.
Embora não seja uma prática universal, em algumas equipes a agenda planejada é enviada aos participantes antes mesmo da reunião para antecipar os itens a serem discutidos. Isso permite que eles se preparem melhor, em vez de fazê-lo no local.
Defina um limite de tempo para uma reunião produtiva
Para tornar as reuniões menos cansativas, é aconselhável que seja mantido e respeitado um limite de tempo. Isso ajuda que os objetivos sejam cumpridos de forma rápida e evita que os participantes sintam que o tempo está sendo desperdiçado. Claramente que, o limite de tempo não deve ser anulado enquanto todos os pontos não estiverem resolvidos.
Quando você define limites de tempo rígidos, as equipes podem planejar melhor seu dia de trabalho em torno da reunião, com a expectativa de que serão liberados no horário combinado. Além disso, isso ajudará os responsáveis pelo planejamento e condução da reunião a condensar a agenda apenas para os tópicos que realmente importam.
Com um pouco de planejamento e organização, é possível realizar reuniões produtivas e eficazes, como mostram as dicas acima. Vale lembrar que logo após os encontros, é importante ouvir e considerar feedbacks dos participantes para avaliar a eficácia da discussão. Dessa forma, você pode fazer os ajustes necessários para encontros futuros com as equipes de trabalho.
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