Em qualquer departamento ou área de negócio, independentemente do porte ou segmento da empresa, a criação de um planejamento é um fator primordial. Seja nas atividades do dia a dia ou para execução de grandes projetos, a gestão de tarefas feita de forma organizada torna o trabalho e as equipes sempre mais eficiente.
Um planejamento de projetos é fundamental para manter a ordem da programação e do plano de ação estabelecidos para alcançar determinado objetivo. Essa prática também garante que os profissionais tenham orientação, mantendo a ordem de suas entregas de acordo com o que foi priorizado dentro do projeto.
Ainda, o planejamento de projetos engloba uma série de definições em sua estrutura. Elas incluem desde metas e microtarefas até planos de comunicação, orçamentos e visão futura das entregas.
Planejar todo o cenário com antecedência ajudará a sua empresa a economizar tempo, dinheiro e diminuir as chances de falhas ou improdutividade. Por isso, trouxemos todas as informações que você precisa saber para fazer um planejamento de projetos de sucesso. Boa leitura!
O que é planejamento de projetos?
O planejamento de projetos é definido como um grupo de práticas que serve para mapear e detalhar a execução e os requisitos de um trabalho. Basicamente, a fase de planejamento sempre será o passo inicial na hora de tirar uma ideia do papel, pois o seu objetivo principal é orientar os profissionais e equipes, oferecendo as informações necessárias para alcançar as metas estabelecidas.
Um projeto pode acontecer de forma recorrente, contemplando início e fim, ou ser realizado em etapas, com o uso de Sprints, por exemplo — ciclos de trabalho muito usado no setor de tecnologia, que geralmente seguem metodologias pré-definidas, como Ágil ou Scrum. A vantagem do trabalho faseado é a rotina de testes frequentes, já que isso garante que o produto final atinja quase que totalmente as expectativas do cliente.
Um escopo de projeto bem-planejado considera todas as etapas importantes para o negócio e, normalmente, segue um estrutura de itens recomendável. Isso garante que os trabalhos sejam conduzidos e gerenciados de forma correta em direção aos resultados que precisam ser gerados.
Qual a importância de um planejamento de projetos em TI?
Como ressaltamos até aqui, o planejamento é uma prática indispensável em qualquer tipo de projeto, seja ele simples ou complexo. Essas questões podem determinar, por exemplo, a estrutura ou nível informação que essa documentação pode ter.
No setor de TI, a importância de um plano de ação se torna ainda maior, já que cada vez mais as empresas dependem de soluções e ferramentas responsáveis pela entrega de seus produtos e serviços ao cliente final. Nesse cenário, a gestão de projetos de TI orientada por um planejamento estratégico e eficiente é crucial para atingir os resultados da empresa.
Um planejamento de projetos na área de tecnologia garante não apenas as orientações, mas prepara os profissionais para lidar com imprevistos e diminui possíveis problemas ao longo do processo. O plano também garante que os recursos certos sejam utilizados da forma mais adequada possível e assegura o acompanhamento de todo fluxo de trabalho, a fim de monitorar e entender se tudo está saindo conforme planejado.
As lideranças de TI ainda podem criar e elencar métricas que indiquem a efetividade tanto dos projetos em questão quanto da produtividade da estrutura tecnológica. No entanto, para que um planejamento de projetos em TI seja elaborado e aproveitado da melhor forma, algumas definições e etapas também são necessárias, como a definição de uma metodologia de trabalho e a compreensão das etapas do ciclo de vida ou fases das entregas da equipe — que podem depender totalmente do perfil e das necessidades da organização.
6 dicas para fazer um planejamento de projetos eficiente em TI
Alguns passos e práticas de gerenciamento são fundamentais na estruturação de um planejamento de projetos eficiente em TI. Essa lista envolve uma série de atividades, como a seleção de equipes e responsáveis, a distribuição e organização de tarefas, definição de cronograma de entregas e muito mais.
Para ter um planejamento de projetos de sucesso, seguir o ciclo de vida universal, por exemplo, pode ser um fator essencial. Mas hoje, trouxemos algumas das principais dicas que essas fases precisam contemplar e em quais momentos. Confira!
1. Metas e objetivos
A etapa de iniciação do planejamento é responsável por avaliar as necessidades e estabelecer os resultados que precisam ser alcançados. Nesse momento são traçadas as metas e objetivos do projeto. Elas precisam ser viáveis para a realidade do negócio e claras para todos os envolvidos.
Essa fase é importante para colocar todos os responsáveis e stakeholders na mesma página, mantendo o constante alinhamento entre as equipes e maximizando as chances de sucesso e eficiência do planejamento de projeto de TI.
2. Escopo do projeto
A criação de um escopo de planejamento de projetos detalha tudo o que é necessário para a execução do projeto. Ele deve conter orientações e diretrizes para construir todos os documentos de atividades que vão derivar dessa fase, como o cronograma e até mesmo a EAP (Estrutura Analítica do Projeto).
Ainda, o escopo do projeto pode conter critérios de priorização de tarefas e avaliação das entregas, delegação das responsabilidades por área e profissional, características e informações essenciais sobre o projeto (ou produto), identificação de cenários e riscos, e muito mais.
3. Recursos, funções e responsabilidades
A definição de todos esses itens são imprescindíveis para a execução de um projeto. Os recursos podem envolver bens financeiros, materiais e até mesmo pessoas. As tarefas mapeadas precisam ter donos elegidos, ou seja, profissionais de TI cientes de suas responsabilidades e funções.
Nessa fase do planejamento de projeto também devem ser considerados fatores de quantidade e disponibilidade dos recursos. Também, é preciso garantir que as pessoas envolvidas tenham as competências técnicas necessárias para efetuar as tarefas, seja por meio de recrutamento externo ou da capacitação interna.
4. Orçamento
Com a lista de tudo o que você precisa executar o projeto em mãos, é hora de montar um orçamento. Nessa fase é calculado o custo dos recursos em relação ao que a empresa deseja investir. Mas, para que esse processo seja veio da forma mais assertiva possível, é importante que todos os recursos e informações anteriores tenham sido corretamente mapeados. A projeção dos cenários e riscos, por exemplo, ajuda a dar projeção para possíveis gastos fora do planejado.
5. Cronograma de execução
Uma das principais características da maioria dos projetos é que eles possuem início e fim. Estimar prazos e a data de entrega é algo essencial no planejamento.
O cronograma oferece visibilidade sobre as etapas, tarefas e sua prioridade. Ele também serve como recursos de orientação dos profissionais envolvidos na execução e como parâmetro de acompanhamento e sucesso para àqueles que estão direta ou indiretamente envolvidos no projeto.
6. Métricas de acompanhamento e sucesso
Antes ou depois da finalização dos trabalhos, as métricas garantem que o atingimento dos objetivos ou as possíveis correções de rotas. É comum que as entregas de projetos sejam concluídas com relatórios, mas as análises e dados dão visibilidade sobre o que funciona ou não e o que fazer para corrigir.
As métricas de acompanhamento e sucesso podem ser definidas ainda nas etapas iniciais do planejamento de projetos em TI. O importante é que elas também funcionem como fatores de direcionamento para o sucesso do trabalho.
Se você ainda tem dúvidas sobre como fazer um planejamento de projetos eficiente em TI, vale buscar a ajuda de profissionais ou empresas especialistas. A FindUP, pro exemplo, oferece um portfólio repleto de serviços para a execução de projetos, mas também personaliza toda etapa de planejamento de acordo com o que sua empresa precisa.
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