As organizações, com projetos cada dia mais acelerados, têm testado e implementado uma série de metodologias que conseguem garantir qualidade, escala e rapidez nas entregas. Por esse motivo, os times trabalham com posições e funções importantes, capazes operacionalizar qualquer fluxo em prol de um objetivo final.
Em complemento, as metodologias e padronizações também surgem para facilitar o andamento das tarefas e iniciativas que compõem um projeto. Empresas que adotam e desenvolvem rotinas como essa precisam saber gerenciá-la. Sua execução exige foco, organização e alinhamento e, por este motivo, o papel do PMO é fundamental.
Mas, afinal, você sabe o que é PMO? Neste artigo, entenda tudo sobre as funções e a importância desse modelo para organizações que exigem, principalmente, certos níveis de padronizações dos processos.
O que é PMO?
O PMO (Project Management Office), em sua livre tradução, significa Escritório de Gerenciamento de Projetos. Ele é um modelo que assegura a regulação e uniformidade da governança de um projeto. Em níveis de consideração maior, pode ser definido como uma estrutura organizacional, pois a padronização que esse escritório de projetos promove auxilia fluxo operações de ponta a ponta, dando suporte às lideranças e todas as orientações e ferramentas necessárias para as posições funcionais.
Nessa situação, o PMO está diretamente relacionado a gestão de projetos, porque ele torna a metodologia ainda mais eficiente em sua execução — garantindo que todo fluxo de entregas esteja em perfeito funcionamento. De forma resumida, ele é o local centralizar dos projetos, que garante o controle e a viabilização de todos os recursos necessários para fazê-lo rodar.
O uso do PMO dependerá do perfil e necessidade de cada negócio, produto ou serviço. Tendo isso em vista, é importante destacar que existem diferentes tipos e características que definem um ou mais escritórios de projetos dentro de qualquer empresa:
- O modelo PMO corporativo tem relação direta com as diretrizes estratégicas da companhia e, por isso, engloba projetos mais amplos da organização;
- Já o modelo PMO departamental, o mais comum dentre todos, assume um escopo de projeto específico para dar suporte às áreas em suas entregas e objetivos finais;
- Por fim, o modelo PMO operacional cuida exclusivamente de um projeto ou iniciativa temporária.
Cada um desses formatos direciona o modo como uma empresa decide controlar e organizar seus projetos. Por isso, não é uma regra decidir por apenas um tipo de PMO. Essa estratégia de organização se aplica a diversos níveis de entrega em qualquer empresa.
Qual é o papel do PMO?
Como vimos, o principal papel do PMO é colaborar para a organização de projetos, além de garantir que todo fluxo da metodologia usada seja seguido corretamente. Ainda, sabemos que o histórico e a documentação de qualquer entregável é essencial para qualquer trabalho e, nesse intuito, um Escritório de Projetos também colabora para a fixação e amadurecimento dos registros internos.
Além de ter a visão de todo cumprimento das políticas de governança e diretrizes das iniciativas, o PMO consolida todas as boas práticas do projeto em um só lugar, coletando pontos de aprendizagem e sucesso para garantir o que deve ou não ser repetido.
É nesse formato que o PMO cumpre a função de orientar as equipes de trabalho para que os resultados desejados sejam alcançados com eficiência. Desse modo, é um método que estará presente em todas as etapas de um projeto, embasando o planejamento, acompanhando a execução e gerando relatórios.
Qual a diferença entre Gerente de Projetos e PMO?
Essa é uma dúvida normal. Apesar de o PMO e o gerente estarem diretamente atrelados ao acompanhamento e administração de um projeto, eles nem sempre serão cargos que carregarão as responsabilidades um do outro.
Enquanto um gerente de projetos coordena uma equipe na direção de objetivos específicos, o PMO orienta seus esforços para que o trabalho desenvolvido esteja alinhado com o alcance das metas da organização. Ou seja, embora as funções sejam parecidas, as lideranças de projetos cumprem atribuições diferentes, pois o gerente de projetos se preocupa com entregas exclusivas das equipes — que no final ajudarão a atingir os objetivos do negócio — e o PMO fornece o apoio e orientação necessário para garantir que todos os esforços sejam guiados conforme a estratégia da empresa.
Funções e atribuições do PMO
Agora que você já conhece mais sobre o que é e quais são os principais compromissos do PMO nas empresas, conheça mais sobre suas principais atribuições como um escritório de projetos.
1. Determinar metodologias do projeto
Antes de iniciar um projeto, é importante que suas metodologias sejam previamente estabelecidas. Isso ajudará na orientação de cargos, funções e escopo da equipe. Desse modo, o PMO pode ser responsável por orientar a escolha ideal de metodologia de gestão de projeto que a empresa precisa, sejam elas clássicas, ágeis, híbridas ou de qualquer outro perfil.
Além de tudo, o escritório de projetos serve como instrutor, podendo cumprir uma função de capacitação das lideranças de projeto sobre como usar a metodologia aplicada.
2. Administrar o fluxo de entregas
Como um dos papeis principais do PMO é organizar os projetos, é notório que uma de suas atribuições essenciais seja a administração de fluxos e de todo portfólio de projetos. Essa incumbência é crucial para manter o foco das tarefas para garantir entregas assertivas, de qualidade e no tempo estipulado.
3. Priorizar as tarefas e iniciativas
Complementarmente, a organização dos fluxos exige que o PMO também olhe para a ordem de prioridade, ou seja, o que precisa ser colocado em prática ou não — ou, simplesmente, o que precisa vir primeiro na ordem de importância das entregas.
Esse é um grande desafio, pois em alguns cenários de negócio, com a colocação de muitas iniciativas, é importante considerar aquelas que representam maior oportunidade de impacto para o alcance dos objetivos da empresa.
4. Revisar a qualidade do trabalho desenvolvido
Por fim, porém não menos importante, é preciso que toda execução e rotina de trabalho seja acompanhada de perto pelo PMO. Essa prática mantém a padronização dos processos e contribui para o controle, correção de rota e entregas ainda melhores.
A FindUP, por exemplo, conta com o apoio de um PMO em todos os projetos de suporte e infraestrutura de TI. O que torna a entrega muito mais segura e completa.
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