Pensar sobre finanças é desafiador para muitas pessoas. O custo operacional, números e as análises envolvidas podem deixar alguns receosos, tendo em vista a alta complexidade de análises específicas, e também devido a um falso senso que paira no ar de que qualquer análise financeira é complicada.
É importante ressaltar que toda pessoa empreendedora precisa ter, pelo menos, conhecimentos básicos de finanças corporativas. Essa necessidade é ainda mais significante no contexto brasileiro, em que 9,9% da população adulta comandava algum tipo de negócio em 2021, representando 14 milhões de CPFs à frente de empresas.
O lado bom disso tudo é que algumas métricas muito importantes são fáceis de calcular, como é o caso do custo operacional. Desse modo, com o objetivo de explicar esse conceito, você encontrará a seguir explicações, exemplos, e por fim, dicas sobre como calcular o custo operacional de uma empresa. Vamos aprender!
Mas afinal, o que é o custo operacional?
O custo operacional nada mais é do que as despesas necessárias para fazer um negócio funcionar, independente dele gerar lucro ou não. Por exemplo, toda empresa precisa pagar salário a alguém, sendo este, portanto, um custo dessa categoria.
Além disso, as organizações que pagam aluguel para manter seus espaços fixos de operação, devem honrar essa fatura independente de um faturamento com múltiplos de sucesso ou de estarem operando no negativo. Outros exemplos de custo operacional são: água, energia, combustíveis, seguros, depreciação, entre outros.
Tipos de custos operacionais
Ainda que os custos operacionais sempre existam em uma empresa ativa, alguns deles são constantes, ao passo que outros oscilam de acordo com algumas condições. Por isso, essas despesas são separadas em duas subcategorias: fixo e variável.
Os custos operacionais fixos são aqueles que não variam com o ritmo de produção ou performance de vendas, e que precisam ser pagos de qualquer jeito, como os já mencionados aluguéis, salários e seguros.
Em contrapartida, os custos operacionais variáveis funcionam em uma lógica diferente ao primeiro. Se a produção aumentar, os custos aumentam; se a produção diminuir, os custos diminuem; se a produção se manter igual, os custos serão iguais. Alguns exemplos interessantes de despesas desse perfil são comissões por venda, valor pago pela matéria-prima, eletricidade e transporte.
Por que calcular o custo operacional?
Você já deve ter ouvido a expressão popular “pagar para trabalhar”, não é mesmo? Essa frase significa que alguém está tendo custos (não necessariamente o operacional) para exercer uma dada função, e que no final das contas, o saldo entre valores recebidos menos os investidos é nulo ou negativo, ou seja, não há nenhum tipo de lucro.
Situações como essa podem acontecer com empresas e empreendedores, e por mais ruim que possa parecer, se alguém está ciente que está pagando para trabalhar, pode repensar suas estratégias para que sua operação fique, de alguma forma, no verde. Entretanto, é comum que muitos operem por meses ou anos sem se atentar ao fato de que não estão tendo custo operacional positivo, o que é bastante ruim.
Logo, é possível evitar um cenário desses ao manter um bom controle dos custos operacionais. Dessa forma, a pessoa empreendedora estará ciente se seus esforços estão valendo a pena ou não, e até mesmo elaborar estratégias e tomar decisões melhores.
Como calcular os custos operacionais?
Fazer este cálculo é mais simples do que parece. O primeiro passo você já fez, que é ler e se informar sobre os conceitos e definições descritos até aqui. Agora com papel e caneta, ou com o Excel, você pode finalmente obter o seu custo operacional.
Basicamente, a fórmula de cálculo do custo operacional é a seguinte: custo operacional = média de despesas nos últimos X meses ÷ média de vendas nos últimos X meses.
A prática comum de mercado é utilizar tanto a média de despesa quanto a média de vendas de acordo com os últimos 3 meses, mas você tem flexibilidade para ajustar isso conforme o seu entendimento (por isso usamos o X na fórmula).
O importante é que você considere todos os elementos de despesas fixos e variáveis, e não se esqueça de nenhum. Por sua vez, a média de vendas você pode obter em seus relatórios de vendas ou até mesmo na sua DRE (Demonstração de Resultados do Exercício), caso você esteja em uma empresa mais robusta.
É claro que, de acordo com a fórmula dada, é importante que o seu custo operacional fique menor que 1, indicando que as vendas são, pelo menos, maiores do que as despesas.
Como reduzir o custo operacional?
Se você fez o cálculo de custos operacionais da sua empresa conforme ensinado até aqui e percebeu que eles estão muito altos, até mesmo superando suas receitas, exitem algumas decisões que podem ser consideradas para reduzir o custo operacional.
A depender da situação, você precisará de ajustes de pequenas ou grandes dimensões, então aqui vão algumas dicas que vão indicar por onde você pode começar:
Faça mapeamento de processos
Entenda cada um dos seus processos que estão sendo rodados e transforme eles em modelos em que você possa analisá-los mais objetivamente, de maneira a cortar gargalos, otimizá-los, e gerar fluxos mais interessantes. Uma boa sugestão é utilizar as famosas notações BPMN (Business Process Model and Notation).
Negocie com fornecedores
Você pode ativar o seu departamento de compras para obter melhores negociações de preços de suprimentos.
Otimize a produção dos trabalhadores
É importante que os funcionários aumentem sua performance de maneira saudável. Muitas vezes, um detalhe trocado em um processo é a chave para grandes aumentos produtivos.
Monitore a evolução do custo operacional
Além de implementar estratégias, você deve fazer o acompanhamento rotineiro dos resultados, visando manter o controle da redução do custo operacional, e entender se as medidas tomadas surtiram efeito.
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