Para garantir máxima eficiência, produtividade e conectividade no local de trabalho é necessário contar tecnologias como o Office 365, que auxiliem nas tarefas diárias, especialmente agora que vivemos em uma realidade de ambientes de trabalhos híbridos.
O Office 365 é um pacote desenvolvido pela Microsoft com ferramentas como Word, Exchange, Excel, SharePoint, Teams e muito mais. Como ele é baseado na nuvem, a experiência completa pode ser acessada de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, desde que estejam online.
Ter acesso a ferramentas que permitem que as pessoas realizem seus trabalhos com mais facilidade — e de qualquer lugar — torna as organizações ágeis e permite que elas concorram em seu setor.
Se você quer entender mais sobre como esses recursos potencializam os processos de um negócio, separamos a seguir as 5 principais vantagens que o pacote Office 365 pode trazer para a sua empresa. Confira!
Segurança garantida no armazenamento de arquivo
O Office 365 é um ambiente desenvolvido com medidas de segurança robustas, como autenticação de dois fatores, que garante que pessoas não autorizadas não acessem seus arquivos.
A detecção do antimalware significa que as ameaças à segurança são identificadas e interrompidas imediatamente, sendo particularmente importante para organizações que lidam com dados ou informações confidenciais.
Usar o Office 365 significa que sua empresa pode operar sem preocupações básicas com segurança. Além disso, o pacote permite que sua empresa armazene todos os arquivos na nuvem. Isso significa que eles podem ser acessados em qualquer dispositivo, de qualquer local com conexão à internet.
Para os locais onde o trabalho móvel é essencial, por exemplo, poder acessar todos os aplicativos e arquivos de que você precisa quando estiver fora do escritório é essencial.
Comunicação clara e eficiente
Em uma grande companhia, a comunicação abrange uma ampla gama de atividades, muitas das quais começam com uma intranet corporativa ou uma solução de trabalho em equipe.
Entre outras tarefas de comunicação, o Office 365 permite que você forneça serviços e informações, construa sua cultura e marca por meio de uma plataforma central, para funcionários que desejam aprender mais sobre iniciativas da empresa e explorar os recursos oferecidos.
No Office, os usuários podem manter a comunicação centralizada e direta no Skype e no Teams. O Skype for Business, por exemplo, permite que você faça chamadas em conferência e reuniões com funcionários e agências externas. Já o Teams fornece uma função de mensagens instantâneas onde comentários podem ser adicionados e arquivos carregados ao mesmo tempo, o que é útil para colaboração entre departamentos.
O Yammer é outro recurso do Office 365 que atua como uma espécie de rede social para sua organização. Ao postar no “feed de notícias” da sua empresa, você pode enviar mensagens instantâneas para todos e a equipe recebe uma notificação por e-mail quando há uma nova postagem.
Gastos previsíveis e com ótimo custo-benefício
Uma das maiores vantagens do Office 365 é que ele pode ajudar sua empresa a economizar muito em despesas com software. Como uma plataforma baseada em assinatura, você só precisa pagar pelo software que está realmente usando.
Como nem todos os funcionários precisarão do mesmo nível de software com base em sua função ou autorização de segurança, você pode misturar e combinar planos conforme necessário.
Algumas empresas optam por personalizar e fechar pacotes que fornecem informações e uma saída previsível, o que ajuda a prever alguns dos gastos com TI. Essa flexibilidade pode ser dimensionada rapidamente à medida que sua empresa aumenta ou diminui as demandas.
Além de tudo, um dos principais benefícios do modelo baseado em assinatura do Office 365 é que você pode adicionar ou remover usuários por meio de licenças. Dessa forma, se um funcionário sair, é possível parar de pagar pelo software como serviço em vez de continuar pagando por uma conta que não está mais sendo usada. Se um novo funcionário for contratado, você poderá adicionar uma nova conta sem precisar alterar todo o sistema.
Garantia de inteligência nos negócios
Você pode obter informações valiosas para a estratégia do seu negócio. Isso pode incluir dados gerados pelo cliente ou informações sobre como seus colaboradores estão trabalhando, dando direcionais para tomada de decisões e relações sobre o índice de produtividade das equipes.
Os aplicativos de negócios do Office 365 que seus funcionários usam diariamente ajudarão você a coletar, organizar e analisar dados para que você possa identificar rapidamente ineficiências ou áreas de melhoria.
Com painéis de dados fáceis de interpretar, você consegue usar a coleta de informações de forma mais inteligente. Além disso, com recursos de apresentação baseados em IA, o Office 365 pode sugerir layouts, designs e imagens para apresentações voltadas para o cliente, além de workshops e resumos internos da equipe.
Atualizações automáticas
Apesar de necessário, nem sempre é possível se manter antenado às atualizações tecnológicas na íntegra. Dessa forma, para usufruir do melhor recurso que as ferramentas podem oferecer, obter um pacote que atualize automaticamente os programas quando melhorias forem realizadas tornam o plano ainda mais completo.
Todos os aplicativos essenciais, como Word, Excel e Outlook, estão inclusos e funcionam online, sem a necessidade de instalar nenhum software. As atualizações são realizadas automaticamente em intervalos determinados para que você não precise se preocupar em estar na versão mais recente.
Vale a pena assinar o Office 365?
Como qualquer outra aquisição tecnológica, vale sempre avaliar primeiro quais as melhores opções para o que a sua empresa de fato precisa. Se o Office 365 puder melhorar a produtividade e impactar na estratégia do seu negócio, você deve aproveitar e implementar o pacote de software e os serviços online.
É comum que algumas empresas que utilizam de outras plataformas ou até mesmo planos falsificados, geralmente para economizar com licenças. Mas saiba que esse tipo de decisão sempre acarreta em consequências futuras.
É importante contratar o serviço da maneira correta, caso contrário muitas equipes de trabalho deixam de contar com uma série de recursos que poderiam contribuir para aumentar a produtividade. E lembre-se: o Office possui uma variedade de planos, é fácil testar e analisar o que é certo para você e sua empresa.
Leave a Reply