Problemas financeiros, impressões negativas, falhas em servidores, complicações jurídicas e muitas outras dificuldades são muito comuns no ramo empresarial. Estas e outras adversidades fazem parte do quadro de erros que afetam os negócios de e indicam que é hora de uma gestão de crise nas empresas.
Eventuais crises fazem parte das atribuições de qualquer negócio. A forma como a empresa se comporta diante desses eventos é extremamente relevante para saber o nível do impacto em momentos de instabilidade.
A gestão de crise nas empresas conduz ações que evitam as consequências negativas destes momentos. Resumidamente, essa prática visa lidar com problemas repentinos que possam, de alguma forma, gerar prejuízos e afetar a imagem da organização.
É fundamental que as empresas adotem ferramentas e criem estratégias para lidar com as surpresas do mercado. No setor de TI não é diferente, problemas nos programas, softwares, sistemas, falta de manutenções preventivas e diversos outros obstáculos do dia a dia podem ocasionar uma crise de negócio.
Para ajudar as lideranças e setores, principalmente o de Tecnologia da Informação, no planejamento e execução de um bom gerenciamento de crises, reunimos dicas e informações sobre o assunto e ferramentas que podem auxiliar em qualquer momento de complicação. Confira a seguir mais sobre gestão de crise nas empresas e no setor de TI.
O que é gestão de crise?
A gestão de crise, também conhecida como gerenciamento de crise, é um planejamento estratégico elaborado pela empresa que, por meio da análise de possíveis situações de risco, adotam metodologias a fim de prevenir perdas e solucionar problemas recorrentes.
O conceito é bastante conhecido na área da comunicação, mas não deixa de empregar relevância nos demais departamentos de uma corporação. É comum — e necessário — que o planejamento da gestão de crise nas empresas seja pensando de forma ampla, para toda a organização, mas também de maneira focada, pensando em todos os públicos e setores que ela possui.
Essas adversidades surgem tanto de maneira externa quanto interna, por isso é essencial ter uma visão ampla de possíveis eventos para remediar o seu impacto.
De modo simples, um bom gerenciamento mediante a uma crise consolida a gestão de um negócio, de maneira que, suaviza ou até mesmo elimina os prejuízos de uma situação que excede o domínio da companhia.
A gestão de crise cumpre o papel de efetivar uma série de processos capazes de garantir o funcionamento das operações, se certificando de que qualquer problema que possa acontecer não extrapole o setor ou se difunda em outros níveis da organização.
Como fazer uma boa gestão de crise nas empresas?
Problemas que começam aparentemente pequenos e que, na maioria das vezes, são considerados irrelevantes podem evoluir e se transformar em grandes crises. Nesse momento, um plano de gestão de crise eficiente é fundamental para mitigar as consequências.
As metodologias e planos para o gerenciamento em momentos de desequilíbrio são diversas, ao passo que as abordagens variam conforme o cenário. Porém, existem alguns pontos gerais que devem ser considerados na hora de gerir uma crise e desenvolver um planejamento estratégico efetivo. Dentre eles estão:
- Análise profunda da situação para compreender quais os riscos que a empresa está exposta;
- Criação de um comitê para melhor distribuição de responsabilidades e representação;
- Posicionamento e transparência para com os colaboradores;
- Trabalho contínuo pós-crise para evitar obstáculos já enfrentados anteriormente.
A importância da gestão de crise no departamento de TI
Sabemos que empresas que buscam pelo crescimento e desenvolvimento competitivo do negócio têm priorizado cada vez mais o setor de Tecnologia da Informação.
Apesar do setor agregar com soluções de valor em diversas instâncias, as inovações do mercado exigem cautela quanto ao gerenciamento desses recursos em uma organização.
A gestão de crises nas empresas na área de TI possui atribuições de planejamento e implementações estratégicas que geram maior eficácia dos serviços e demandas internas.
A dependência de programas para tarefas diárias e a garantia da segurança sobre os dados coletados faz o gerenciamento de crise se tornar essencial para evitar que a companhia sofra prejuízos relacionados a falhas nos processos ou sistemas utilizados.
Gerar um diagnóstico rápido dos problemas e, logo em seguida, uma ação de máxima eficiência evidenciam a relevância de uma boa administração em situações inesperadas.
Problemas de manutenção, invasões de arquivos por fontes externas ou perdas de materiais digitais são fatores comuns que ocasionam as adversidades da área.
Veja um exemplo de crise devido ao cenário pandêmico
Um exemplo de crise sobre a qual as empresas tiveram que colocar em prática seus planos de ação foi o próprio cenário da pandemia. A decisão do home office exigiu atenção e velocidade do suporte de TI.
Os profissionais da área precisaram demonstrar agilidade e proatividade neste momento, pois a adaptação para o novo formato — obrigatório em muitas empresas — aconteceu de forma repentina para garantir a segurança e operacionalização de todos.
Ferramentas que garantem a eficiência estratégica em uma gestão de crise
Administrar a tecnologia de uma companhia é um trabalho desafiador e, para eliminar erros de rotina, o profissional de TI responsável deve não apenas manter todas as atividades em um constante fluxo de entregas de qualidade, como também contar com um bom planejamento para uma possível gestão de crise nas empresas.
Para garantir que a sua empresa se antecipe mediante a situações comprometedoras, veja a seguir algumas ferramentas e metodologias que garantem máxima competência e auxílio para que a equipe de TI consiga remediar eventuais crises.
1. Plataformas e ferramentas de comunicação
No surgimento de problemas estruturais apresentados por softwares e avisos de falhas, assim como qualquer tipo de contratempo inesperado, a orientação correta é notificar imediatamente o setor de suporte.
A agilidade e transparência da comunicação é fundamental na situação de gestão de crise nas empresas e manter seu bom funcionamento fortalece o senso de confiança da equipe e dos colaboradores. O mínimo status sobre como o problema está sendo resolvido consegue cumprir esse papel.
Ferramentas de TI essenciais que facilitam a comunicação entre todos de maneira ágil como sistemas de chats e chamados, o próprio Helpdesk, por exemplo, que auxilia a gestão de TI de maneira mais eficiente.
2. Gerenciamento de tarefas e prioridades
Um bom diagnóstico tem por função prevenir possíveis crises. As fragilidades da empresa geralmente já são reconhecidas pelos líderes de cada área, porém, não são contestadas no tempo correto.
Ao identificar os prováveis cenários negativos e apresentar previamente os processos que dependem também do setor de TI, as chances da situação realmente se efetivar se tornam menores.
Vale ressaltar que mesmo assim protocolos de contingências devem ser desenvolvidos, e essa metodologia carrega um conjunto de ações que devem ser seguidas caso ocorra um problema na empresa, com o intuito de reduzir indesejadas consequências.
Um recurso sugerido para a organização de determinadas prioridades para cada setor em conjunto com a equipe de tecnologia é o Runrun.it, um software utilizado para gerir fluxos de trabalho e auxiliar na tomada de decisões.
O Jira também atende muito bem equipes de desenvolvimento, criado com o intuito inicial de monitorar erros, atende qualquer caso de desenvolvimento e coordenação.
3. Soluções seguras de armazenamento
O investimento em ferramentas que garantem a segurança de dados coletados é fundamental para remediar grandes crises. O uso do Cloud Computing, por exemplo, exige protocolos que reduzem e evitam o impacto que qualquer ataque cibernético ou vazamento de informações possam causar.
Esse é um verdadeiro exemplo de armazenamento na nuvem que se tornou um recurso de TI cada vez mais comum e essencial. Além disso, o uso dessa e outras ferramentas que concentram as informações de forma segura facilitam na recuperação de registros, armazenamento e backups.
4. Ferramentas para monitoramento e suporte remoto ágil
O centro de processamento de dados, também conhecido como Data Center, acomoda uma grande demanda de informações de um negócio. Monitorar esse sistema de forma ativa é considerado uma função chave para a gestão de crise nas empresas.
Isso porque o sistema detecta qualquer problema e facilita saber como e o exato momento de agir em casos de crise. Um check-up na infraestrutura e monitoramento constante das atividades diárias permitem uma análise em tempo real do desempenho e qualidade dos servidores e programas utilizados pela empresa.
O setor de TI e qualquer outra área do negócio deve possuir um plano de gerenciamento de crise bem elaborados e pensado para as necessidades da empresa.
Nem sempre é possível evitar as adversidades que a companhia enfrenta, mas essa preparação pode ajudar a tornar qualquer esforço de resposta às crises mais eficaz e aumentar a capacidade de aprender com as falhas.
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